Инструкция для закупщиков по работе в B2B Маркет

Термины и определения

Описание и принцип работы функциональности

B2B Маркет – это информационная система (портал) для быстрых закупок через электронные каталоги (прайс-листы) поставщиков. Закупки для нужд компаний (юридических лиц) в B2B Маркет осуществляются без торгов, без объявления закупочной процедуры и без сбора коммерческих предложений ‒ товары через B2B Маркет можно покупать так же, как в обычном интернет-магазине. Решение подходит для небольших закупок по потребности.

На В2В Маркет представлены товары из категорий быстро оборачиваемых активов:

Система работает по следующему принципу:
Проверенные поставщики загружают свои товары в систему, формируя таким образом общий каталог товаров. Карточка товара в каталоге содержит информацию о цене и характеристиках товара, его изображения, количество остатков товаров на складе. Заказчик видит товары всех поставщиков в одном интерфейсе с разбивкой согласно единому рубрикатору категорий товаров и может искать необходимые товары через поисковую строку по любому известному признаку.
Заказчик формирует потребность, находит в каталоге нужные товары, сравнивает их и добавляет выбранные товары в корзину, указав необходимое количество товара, удобную дату и адрес поставки. Оформляется заказ.
Поставщик, в свою очередь, получает уведомление о новом заказе, подтверждает наличие товара и сроки поставки, а затем осуществляет отгрузку.
Поставщик может предложить аналоги товаров. Если поставщик, со своей стороны, вносил изменения в заказ, заказчик увидит их и может согласовать изменения в комментариях к заказу или отменить заказ. После поставки согласованного заказа заказчик в системе совершает фактическую приемку ТМЦ. Все этапы обработки заказа происходят внутри Системы и могут отслеживаться.

Преимущества использования B2B Маркет

Использование B2B Маркет несет для закупщиков следующие выгоды:

• возможность оптимизировать технологию закупок малоценных товаров с минимальными затратами;
• экономия на транзакционных издержках - отсутствуют закупочные процедуры, а значит, нет необходимости в трудозатратах на подготовку закупочной документации;
• скорость закупок - благодаря простому регламенту, процесс выбора, оплаты и доставки товара занимает от одного дня до недели;
• обширный ассортимент товаров - на B2B Маркет представлены все необходимые для операционной деятельности товары (всего - более 45 категорий);
• надежность контрагентов - к работе допускаются только аккредитованные поставщики;
• возможность добавить своих контрагентов - если вы работаете с конкретным поставщиком, вы можете инициировать работу с ним также и через B2B Маркет;
• удобное сравнение товаров и отслеживание заказов разных поставщиков в одном интерфейсе;
• экономия на стоимости товаров и услуг - цены в B2B Маркет публичные, а значит, поставщики постоянно актуализируют их, стремясь не проиграть конкурентам

Отличия B2B Маркет от КИМ

Компанией B2B-Center также разработано еще одно решение для быстрых закупок из каталога – Корпоративный интернет-магазин (КИМ). Однако при том, что суть данных функциональностей аналогична, у них существует ряд важных отличий, а именно:

Чеклист закупщика для запуска работы в B2B Маркет

Для удобства заказчиков мы подготовили чеклист. Выполняйте пункты из списка, чтобы оперативно подключиться к работе с поставщиками в новой системе. Итак, вам необходимо:

• зарегистрироваться на площадке B2B-Center
• отправить информационное письмо сотрудникам о внедрении B2B-Center закупочный процесс, если это необходимо
• добавить пользователей на площадке B2B-center, если это необходимо
• настроить иерархию адресов организации и добавить адреса поставки
• провести обучение сотрудников, если это необходимо
• провести встречу с поставщиками и обговорить условия взаимодействия
• подписать договор с отсрочкой платежа и другими условиями
• отправить письмо поставщиками со ссылкой на B2B Маркет и дополнительной информацией о намерении начать работать в B2B Маркет
• иницировать подачу заявок на аккредитацию в B2B Маркет со стороны ваших проверенных поставщиков. Договориться с поставщиком, когда будет создан первый заказ
• через 2 недели провести переговоры с поставщиками и обсудить предварительные итоги и вопросы по взаимодействию

Инструкции по каждому из перечисленных действий и функциональности приведены в следующих разделах.

Начало работы

Перейти на B2B Маркет можно двумя способами:

1. По прямой ссылке: https://market.b2b-center.ru/.

1.1 Перед началом работы необходимо авторизоваться в Системе. В правом верхнем углу страницы отображаются кнопки Войти и Зарегистрироваться.

1.2. Для работы в B2B Маркет организация закупщика должна быть зарегистрированным пользователем ЭТП B2B-Center (https://www.b2b-center.ru/). Таким образом, если ранее Ваша организация работала на площадке, дополнительная регистрация для работы в B2B Маркет не потребуется. Однако если ранее Ваша организация на площадке не работала, необходимо будет пройти регистрацию.

1.3. Если ваша компания уже зарегистрирована в Системе, нажмите Войти, заполните поля отобразившейся формы и нажмите кнопку Войти:

2. Из Личного кабинета площадки B2B-Center: Личный кабинет - вкладка Основные разделы - раздел Сервисы для организатора - B2B Маркет.



Откроется страница Личного кабинета портала B2B Маркет.

Создание пользователей организации

Чтобы исключить создание нескольких учётных записей для одной организации в Системе действуют ограничения, поэтому сотрудники компании не смогут самостоятельно зарегистрироваться в Системе как пользователи компании.

Создать пользователей компании может пользователь с правами Главного пользователя компании.
Фактически первый зарегистрированный пользователь и является Главным пользователем с подключенным базовым набором прав. Первый зарегистрированный пользователь с правами главного пользователя может дать аналогичные права дополнительным пользователям. Остальным пользователям раздел «Пользователи организации» будет недоступен. Есть два способа для добавления пользователей в Системе:

1. Добавление одного пользователя изложено в инструкции Добавление профиля дополнительного пользователя.
При добавлении или редактировании пользователя, который будет работать только с заказами в B2B Маркет, проставлять отметку напротив прав в блоках «Права пользователя» не обязательно - все поля для отметки можно оставить пустыми.

После завершения регистрации новому добавленному пользователю на электронную почту придет письмо с темой письма «Ваши данные для входа на B2B-Center» с просьбой перейти по гиперссылке и установить личный пароль для входа в систему.

2. Массовое добавление дополнительных пользователей. Функция доступна не для всех компаний, поэтому при отсутствии кнопки «Добавить несколько пользователей» Вы можете обратиться к менеджеру-куратору.

Для контроля и управления настройкой пользователей воспользуйтесь разделом Матрица прав пользователей

Иерархия адресов

Перед началом работы в B2B Маркет Главный пользователь Заказчика с правами «Администратор КИМ» должен заполнить информацию об адресах поставки организации Заказчика и их иерархии.

Настройки производятся в Личном кабинете B2B Маркет в разделе «Иерархия адресов»:



В разделе "Иерархия адресов" отображаются адреса первого уровня:



Если адреса еще не добавлены, отображается пустой блок:



Иерархия может состоять из адреса первого уровня и дочерних адресов. Чтобы добавить адрес организации первого уровня нажмите кнопку Добавить. Откроется форма Добавление адреса:



Введите название адреса во всплывающем окне и нажмите Добавить.
После сохранения адрес будет добавлен в иерархию. Нажав на строку нового адреса, вы сможете заполнить остальные поля (город, адрес), а также привязать сотрудников к адресу.
Чтобы добавить пользователя нажмите кнопку «Добавить».

В открывшейся форме будут отображаться ФИО сотрудников организации, которые ранее были добавлены в качестве пользователей системы. Чтобы добавить сотрудника к выбранному адресу, нажмите на значок плюса напротив соответствующего сотрудника:



Если необходимо удалить пользователя из адреса, необходимо выбрать строку пользователя и нажать кнопку Удалить:

Система также предусматривает возможность массового добавления пользователей к адресу. Для этого необходимо нажать кнопку Загрузить из файла:



Во всплывающем окне вы можете скачать файл шаблона. Заполните шаблон, загрузите файл и нажмите кнопку Добавить:

Функциональность Иерархия адресов позволяет отразить общую организационную структуру организации и адреса входящих в нее подразделений: вы можете добавлять множество уровней иерархии подразделений, добавлять свои название элементов иерархии (названия подразделений, отделов и пр.) и добавлять адреса местонахождения каждого уровня иерархии.
По клику мыши на стрелочки раскрывается иерархия и отображаются вложенные адреса. По клику мыши по строке с адресом на любом уровне иерархии можно просмотреть информацию об адресе - справа отображаются блоки "Настройки" и "Пользователи".
Чтобы добавить дочерний адрес, выберите строку соответствующего элемента иерархии адресов и нажмите на значок плюса, отобразившийся напротив выбранной строки:



При создании дочернего адреса можно скопировать адрес родителя адреса. При нажатии на кнопку "Скопировать адрес родителя адреса" поля "Город" и "Адрес" заполняются автоматически, но при этом остаются доступными для редактирования.

Личный кабинет

Чтобы перейти в Личный кабинет портала B2B Маркет, нажмите кнопку Личный кабинет в правом верхнем углу главной страницы:



Откроется страница Личный кабинет.

О компании

В нижней части страницы Личного кабинета расположен блок О компании, в котором среди прочих отображается ссылка Визитка компании. При нажатии на нее откроется страница с информацией о вашей компании.

Настройка уведомлений

В Системе предусмотрены два типа уведомлений - по электронной почте и внутрисистемно. Уведомления разделяются на типы с учётом роли пользователя (заказчик или поставщик).
Изменить настройки уведомлений можно в разделе Личного кабинета системы B2B-Center (Основные разделы > Личный профиль > Подписки и рассылки > Заявки и заказы).
Откроется страница Настройка рассылки:



1. Нажмите ссылку Заявки и заказы.
2. В списке уведомлений раскройте выпадающий список в блоке Заказы (КИМ), установите отметки напротив необходимых вам типов уведомлений в списке и выберите регулярность и способ уведомления:



3. Нажмите кнопку Сохранить внизу страницы.

Поиск товаров

1. Чтобы перейти в каталог товаров и найти подходящий товар воспользуйтесь ссылкой Товары, расположенной в горизонтальном меню портала.



Отобразится страница с каталогом товаров:



В верхней части страницы расположена строка поиска.
2. Введите наименование товара в строку поиска и нажмите кнопку Найти.

2.1. Чтобы найти товар из интересущей вас категории, вы можете воспользоваться рубрикатором категорий товаров, расположенным в левой части страницы.
2.2 При необходимости задайте фильтры и нажмите кнопку Применить фильтры:



На странице отобразятся результаты, удовлетворяющие заданным критериям.
2.3. Результаты поиска можно отсортировать по возрастанию/убыванию цены или по дате обновления. Для этого нажмите на значок выпадающего списка в поле Сортировать по, и в отобразившемся списке выберите вариант сортировки:



Найденные в каталоге товары будут отсортированы соответствующим образом.

Просмотр карточки товара

Чтобы перейти в карточку товара, нажмите ссылку с наименованием товара:



Откроется карточка товара с изображением товара и информационными блоками.



Основную часть страницы занимает блок с информацией о товаре (изображение товара, артикул и описание товара).

В правой части страницы расположен блок Поставщик, в котором отображается основная информация о поставщике (наименование, рекизиты, регионы присутствия, график работы и контактные данные, а также ссылка "Задать вопрос", нажав на которую вы сможете направить вопрос напрямую поставщику.

В нижней части страницы отображается блок Динамика средней цены, который позволяет оценить тенденцию изменения цены, что может повлиять на решение о покупке.

Добавление товаров в корзину

Добавить товар в корзину можно двумя способами: находясь на главной странице каталога или через карточку товара.
1. Для добавления товара в корзину, находясь на главной странице каталога, выполните следующие действия:
1.1. Осуществив поиск товара на главной странице каталога, выберите нужный товар из списка, укажите необходимое количество единиц товара и нажмите кнопку со значком корзины:



Товары будут автоматически добавлены в Корзину.
2. Для добавления товара в корзину через карточку товара выполните следующие действия:
2.1. Перейдите по ссылке, расположенной в наименовании товара. Отобразится карточка товара.




2.2. Нажмите кнопку "В корзину". Отобразится всплывающее сообщение с кнопкой для перехода в Корзину:

Оформление заказа

1. Чтобы оформить заказ, перейдите в раздел Корзина, нажав соответствующую кнопку в горизонтальном меню в верхней части страницы:



Отобразится страница Заказы для оформления. На странице отобразится перечень добавленных товаров, сгруппированных по компаниям, которые их поставляют.

2. Выберите адрес поставки, нажав одноименную кнопку в верхней части страницы

3. Выберите товары к заказу, установив отметки в полях соответствующих товаров.
4. Заполните поля блоков, относящихся к части заказа, поставляемой конкретным поставщиком.
4.1. Укажите желаемую дату поставки
4.2. Выберите способ доставки (служба доставки или самовывоз)
4.3. При необходимости, оставьте дополнительный комментарий в поле Пожелания к заказу.

5. Нажмите кнопку Оформить заказ. Отобразится уведомление об успешном оформлении заказа:



Оформленные заказы будут автоматически добавлены в блок Заказы на странице Личный кабинет.

Просмотр заказов

1. Чтобы просмотреть оформленные вами заказы, перейдите в Личный кабинет.
2. В блоке Заказы нажмите ссылку Отправленные



3. Отобразится страница Список заказов.



4. Чтобы просмотреть информацию по конкретному заказу нажмите ссылку с номером заказа:



5. Отобразится страница с информацией о заказе:



В верхней части страницы отображается статус заказа (подробная информация о статусах заказа приведена в разделе "Прогресс и изменение заказа"), далее располагается блок с детальной информацией о заказанных позициях, их количестве и их стоимости.
Внизу страницы доступен блок Комментарии, который позволяет оставить комментарий для поставщика, а также блок с контактными данными организации-поставщика.

Прогресс и изменение заказа

После того, как заказ оформлен, вы можете наблюдать статус заказа.

До того момента, как поставщик возьмет заказ в работу, заказ будет отображаться в статусе Новый:



У поставщика есть возможость внести в заказ изменения (а именно, изменить комплектацию заказа, предложить аналог заказанной позиции, другую дату поставки). Если со стороны поставщика будут предложены изменения в заказе, такой заказ будет отображаться в статусе Редактирование:



После того, как поставщик внесет изменения в заказ, он будет отправлен вам на согласование. Статус такого заказа изменится на На согласовании, на странице заказа будет отображаться системное уведомление о необходимости согласовать заказ, а напротив полей, в которые поставщик внес изменения, будут отображаться соответствующие отметки:



Если внесенные поставщиком изменения в заказ для вас приемлемы, нажмите кнопку Согласовать в правом верхнем углу страницы. Если же предложенные поставщиком условия вас не устраивают, вы можете отменить заказ, нажав кнопку со значком перечеркнутого кружка:



После нажатия кнопки Согласовать отобразится системное уведомление: "Изменения в заказе. Сформируется финальный список позиций из согласованных позиций, другие будут удалены"
Заказ перейдет в статус В работе, в интерфейсе появится кнопка Начать приемку:



После нажатия кнопки Начать приемку отобразится системное уведомление:



После того, как поставщик укажет в Системе, что товар был отгружен, вам необходимо будет поставить отметку напротив позиций, которые были получены, и нажать кнопку Получил:



Если были получены все позиции из заказа, нажмите кнопку Завершить заказ:



При попытке завершить заказ, по которому были получены не все позиции, отобразится системное уведомление:



Вы можете отметить все позиции как полученные или оставить неполученные позиции и пересчитать итоговую стоимость заказа. Выберите желаемый вариант и нажмите кнопку Подтвердить.

Процесс закупки в B2B Маркет можно проиллюстрировать следующей статусной схемой:

Поддержка

По вопросам настройки и работы в системе каждый пользователь организации может самостоятельно создать обращение разделе «Служба поддержки пользователей». Для этого пользователю необходимо перейти в раздел Помощь, выбрать тему «КИМ и B2B Маркет» и зарегистрировать обращение. Чтобы отслеживать статус обращения, сохраните ссылку на обращение или номер обращения. По номеру обращения вы можете увидеть статус задачи в разделе «Служба поддержки пользователей».