Оценка эффективности поставщиков

Термины и определения

Роли пользователей

В данном модуле предусмотрено несколько ролей пользователя:

1. Инициатор - пользователь организации, который настраивает матрицу оценки эффективности и анкеты.

2. Исполнитель – пользователь организации, который заполняет и утверждает анкеты.

3. Согласующий – пользователь участвует в согласовании.

Матрица оценки эффективности поставщиков

Для автоматизации процесса оценки поставщиков в Системе имеется возможность создать Матрицу оценки эффективности.

Матрица оценки – это шаблон с набором параметров (в Системе они именуются «группами параметров»), которые затем будут использоваться в той или иной анкете для оценки эффективности поставщика.

Создание матрицы оценки

Для создания матрицы выполните следующие действия:

1. Авторизовавшись в Личном кабинете, перейдите по следующему пути: вкладка Основные разделы - блок Сервисы для организатора – ссылка Управление поставщиками.

2. Откроется главная страница раздела Управление поставщиками. В блоке Оценка эффективности нажмите на кнопку +Создать матрицу.

3. Откроется страница Создание матрицы оценки:

Создание матрицы предполагает 2 этапа, первый из которых предусматривает заполнение Основной информации.

Блок Основная информация содержит следующие поля (обязательные поля отмечены знаком*):

• Название матрицы* – введите название матрицы Оценки.
• переключатель Балльная оценка – при его активации каждому параметру оценки необходимо будет указать баллы. Баллы могут учитываться одним из способов:
  • Общая сумма баллов;
  • Средний балл по группам – учитывается средний балл по группе параметров и средний балл по всей анкете.
• Приватность* – из выпадающего списка выберите исполнителей, которые могут использовать матрицу
• Комментарий – при необходимости оставьте комментарий.

Примечание: комментарий будет виден всем пользователям, которые работают с матрицей.
• Дополнительные документы – при необходимости загрузите дополнительные документы.

4. Нажмите кнопку Сохранить и продолжить.

5. Создание матрицы перейдет на следующий этап ‒ Параметры оценки.

6. Заполните параметры матрицы и дополнительные поля, зависящие от типа параметра:

• укажите название параметра
• из выпадающего списка выберите Тип параметра:

Выпадающий список, Мультивыбор:

• укажите вариант (ответа по параметру оценки) 1;

• укажите балл для каждого варианта.

• при необходимости установите отметку в поле Учитывать только максимальный балл.
  Примечания:

  • Доступно только для параметра Мультивыбор.
  • Ответы по параметру не суммируются, учитывается только максимальный балл.

• если вариант предупреждает о существенных рисках в работе с поставщиком установите отметку у поля Стоп-фактор;

• при необходимости установите отметку Добавить поле для комментария

• если требуется, чтобы исполнитель приложил документ к критерию, нажмите +Документ к варианту. Укажите название документа. При необходимости установите отметки в полях Необязательный (если предоставление документов необязательный критерий) и Требуется указать срок действия документа;

• чтобы добавить документ ко всей группе параметров нажмите +Общий документ. Укажите название документа. При необходимости установите отметки в полях Необязательный (если предоставление документов необязательный критерий) и Требуется указать срок действия документа;

• чтобы добавить еще один вариант нажмите одноименную кнопку и повторите действия, описанные выше;

• чтобы удалить вариант нажмите на значок корзины:

  

Текстовый:

• заполните рекомендации для исполнителя;

• укажите балл для каждой рекомендации;

• чтобы добавить документ ко всей группе параметров нажмите +Общий документ. Укажите название документа. При необходимости установите отметки в полях Необязательный (если предоставление документов необязательный критерий) и Требуется указать срок действия документа. Чтобы удалить документ, нажмите на значок корзины;

• чтобы добавить еще одну рекомендацию нажмите одноименную кнопку и повторите действия, описанные выше;

• чтобы удалить рекомендацию, нажмите на значок корзины.

Числовой:

Если выбрана Балльная оценка:

• укажите единицу измерения критерия;

• укажите минимальное значение интервала;

• укажите максимальное значение интервала;

Если максимальное значение не может быть указано, установите отметку в поле Значение до равно ;

Внимание: После установки отметки в этом поле нельзя добавить новый интервал.

• укажите балл для каждого интервала;

• если значение из интервалов предупреждает о существенных рисках в работе с поставщиком установите отметку у поля Стоп-фактор;

• чтобы добавить документ ко всей группе параметров нажмите +Общий документ. Укажите название документа.

  При необходимости установите отметки в полях Необязательный (если предоставление документов необязательный критерий) и Требуется указать срок действия документа.

  Чтобы удалить документ, нажмите на значок корзины.

• чтобы добавить еще интервал нажмите одноименную кнопку.

Примечание: минимальное значение нового интервала равно предыдущему максимальному. Пограничное значение относится к интервалу, у которого максимальное значение равно пограничному.

• чтобы удалить интервал, нажмите на значок корзины.

  

Файл:

• укажите название документа;

• укажите балл для каждого документа;

• при необходимости установите отметки в полях Необязательный (если предоставление документов является необязательным критерием) и Требуется указать срок действия документа;

• чтобы удалить документ, нажмите на значок корзины;

• чтобы добавить еще один документ нажмите кнопку + Еще документ.

  
  

  

7. Чтобы добавить дополнительный параметр в группу нажмите кнопку .
Выполните аналогичные настройки параметра, описанные выше.

8. Чтобы добавить дополнительную группу параметров нажмите кнопку .
Выполните аналогичные настройки параметра, описанные выше.

9. Чтобы удалить группу параметров нажмите на значок корзины напротив названия группы.

10. После того, как все необходимые параметры в матрице указаны, нажмите кнопку Опубликовать.

Матрица будет опубликована и доступна для использования.

Редактирование матрицы оценки

Для редактирования матрицы оценки выполните следующие действия:

1. Авторизовавшись в Личном кабинете, перейдите на главную страницу сервиса Управление поставщиками (Личный кабинет – вкладка Основные разделы – блок Сервисы для организатора - ссылка Управление поставщиками).

2. В блоке Оценка эффективности нажмите на ссылку Матрицы:



3. Откроется страница Оценка эффективности с активной вкладкой Матрицы. Нажмите на номер матрицы, которую нужно отредактировать.



4. Откроется карточка матрицы. Нажмите кнопку Редактировать.

5. Внесите необходимые изменения данных матрицы в статусе Основная информация и нажмите кнопку Сохранить и продолжить.



6. Внесите необходимые изменения параметров матрицы в статусе Параметры оценки и нажмите кнопку Сохранить изменения.



Матрица будет опубликована со всеми внесенными изменениями.

Удаление матрицы оценки

Для удаления матрицы оценки выполните следующие действия:

1. Авторизовавшись в Личном кабинете, перейдите на главную страницу сервиса Управление поставщиками (Личный кабинет – вкладка Основные разделы – блок Сервисы для организатора - ссылка Управление поставщиками).

2. В блоке Оценка эффективности нажмите на ссылку Матрицы:



3. Откроется страница Оценка эффективности с активной вкладкой Матрицы. Нажмите на номер матрицы, которую нужно удалить.

4. Откроется карточка нужной матрицы. Нажмите кнопку , в открывшемся меню нажмите кнопку Удалить.

Матрица будет удалена и недоступна для использования.

Архивация матрицы

Чтобы перенести матрицу оценки в архив, выполните следующие действия:

1. Авторизовавшись в Личном кабинете, перейдите на главную страницу сервиса Управление поставщиками (Личный кабинет – вкладка Основные разделы – блок Сервисы для организатора - ссылка Управление поставщиками).

2. В блоке Оценка эффективности нажмите на ссылку Матрицы:



3. Откроется страница Оценка эффективности с активной вкладкой Матрицы. Нажмите на номер матрицы, которую нужно перенести в архив.



4. Откроется карточка нужной матрицы. Нажмите кнопку , в открывшемся меню нажмите кнопку Архивировать.



Матрица будет перемещена в архив. Её нельзя будет использовать для оценки поставщиков до возобновления публикации.

5. Чтобы заново опубликовать матрицу со статусом В архиве, нажмите кнопку , в открывшемся меню нажмите кнопку Опубликовать:



Матрица будет опубликована и доступна для использования.

Создание копии Матрицы оценки

Чтобы скопировать матрицу оценки, выполните следующие действия:

1. Авторизовавшись в Личном кабинете, перейдите на главную страницу сервиса Управление поставщиками (Личный кабинет – вкладка Основные разделы – блок Сервисы для организатора - ссылка Управление поставщиками).

2. В блоке Оценка эффективности нажмите на ссылку Матрицы:



3. Откроется страница Оценка эффективности с активной вкладкой Матрицы. Нажмите на номер матрицы, которую нужно скопировать.



4. Откроется карточка нужной матрицы. Нажмите кнопку , в открывшемся меню нажмите кнопку Создать копию.



5. Укажите название новой матрицы и подтвердите действие.

6. Далее выполните действия, аналогичные описанным в разделе Создание новой матрицы текущей инструкции.

После выполнения всех действий матрица будет опубликована и доступна для использования.

Добавление предмета оценки

Предмет оценки – это категория (товаров, работ, услуг), по которой будет оцениваться эффективность поставщика в конкретной анкете оценки на основании заданных в матрице параметров.

1. Авторизовавшись в Личном кабинете, перейдите на главную страницу сервиса Управление поставщиками (Личный кабинет – вкладка Основные разделы – блок Сервисы для организатора - ссылка Управление поставщиками).

2. В блоке Оценка эффективности нажмите на ссылку Предметы оценки.



3. Откроется страница Оценка эффективности на вкладке Предметы оценки. Нажмите кнопку +Добавить предмет оценки в блоке Список предметов оценки.



4. Откроется дерево категорий оценки.

Выберите конечную категорию или введите ее название в поисковую строку.

Нажмите на название нужной категории.

5. Нажмите на кнопку Добавить.



Предмет оценки будет добавлен в список и отобразится в одноименной таблице.

Чтобы удалить предмет оценки из списка, нажмите на значок корзины.

Анкеты для оценки эффективности

Анкета ‒ это форма, которая содержит необходимые параметры для оценки эффективности поставщика. Анкета оценки создается в карточке конкретного поставщика на основании предусмотренного Матрицей набора параметров и добавленного Предмета оценки.

Создание анкеты

Чтобы создать анкету для оценки эффективности поставщика, выполните следующие действия:

1. Авторизовавшись в Личном кабинете, перейдите на главную страницу сервиса Управление поставщиками (Личный кабинет – вкладка Основные разделы – блок Сервисы для организатора - ссылка Управление поставщиками).

2. Нажмите на ссылку со списком участников.



3. Откроется список поставщиков:



4. При необходимости используйте фильтры, расположенные в одноименном блоке в правой части страницы.

Доступны следующие фильтры:

• Регистрация в системе (зарегистрирован ли поставщик на площадке)
• Ненадежные поставщики:
  • Показывать ненадежных;
  • Показывать только ненадежных;
  • Скрыть ненадежных.
• Проверенные поставщики – начните вводить название группы, к которой относится поставщик.
• Регион
• Теги
• Период участия

5. Нажмите на ссылку с наименованием поставщика, эффективность которого требуется оценить:



Откроется карточка поставщика.

6. Перейдите во вкладку Оценка эффективности:




Нажмите кнопку Добавить анкету.




7. Откроется новое окно Добавить анкету оценки эффективности для выбранного поставщика:



8. Заполните поля анкеты. Поля, обязательные к заполнению, отмечены знаком*:

• Предмет оценки* – начните вводить название и выберите из списка предмет оценки;
  Примечание: Если нужного предмета оценки нет, нажмите +Добавить новый.
• Матрица* – выберите матрицу оценки эффективности из выпадающего списка;
• Исполнитель*- выберите исполнителя для оценки поставщика;
• Маршрут согласования – из выпадающего списка выберите маршрут согласования;
Примечание: При создании нового маршрута согласования Администратору необходимо выбрать тип документа - Оценка эффективности. Подробнее с настройкой маршрутов согласования можно ознакомиться в инструкции Мои согласования и Матрица согласований.
• Комментарий – напишите комментарий для исполнителя.

Анкета будет отправлена в работу пользователю с ролью Исполнитель и получит статус Ожидает оценки, то есть Исполнитель должен будет оценить поставщика по заданным в анкете параметрам, присвоив балл по каждому из них.

Исполнителю будет автоматически отправлено соответствующее уведомление в раздел Личные Сообщения Личного кабинета.

Просмотр списка анкет

Список всех имеющихся анкет по всем поставщикам доступен в блоке Оценка эффективности на главной странице сервиса Управление поставщиками.



Чтобы просмотреть список анкет, нажмите на ссылку Анкеты. Откроется страница Оценка эффективности с активной вкладкой Анкеты. На странице отобразится список анкет для оценки:

Примечание: список анкет содержит, помимо прочих, столбец Исполнитель (в нем отображается ФИО сотрудника, ответственного за заполнение и утверждение анкеты). Для удобства, при наведении курсора на ФИО исполнителя отображается подсказка с указанием должности сотрудника:

Для поиска нужной анкеты можно воспользоваться фильтрами:



Возможен поиск по:

• номеру или описанию анкеты
• поставщику
• исполнителю
• статусу анкеты;

Для расширенного поиска нажмите кнопку Все фильтры:



Справа отобразится расширенное меню фильтров. Помимо фильтров Поставщик, Исполнитель и Статус, отображаемых на странице со списком анкет, в боковом меню доступны также фильтры по:

• диапазону дат создания анкеты;
• Предмету оценки;
• Матрице (оценки эффективности)

Выбрав необходимые значения полей, нажмите кнопку Применить. В списке анкет отобразятся анкеты, удовлетворяющие заданным фильтрам.

Заполнение анкеты

Чтобы заполнить анкету для оценки эффективности поставщика, выполните следующие действия:

1. Авторизовавшись в Личном кабинете, перейдите на главную страницу сервиса Управление поставщиками (Личный кабинет – вкладка Основные разделы – блок Сервисы для организатора - ссылка Управление поставщиками).

2. Открыть анкету можно двумя способами:

2.1. Нажав на ссылку со списком участников на главной странице сервиса Управление поставщиками:

2.1.1. Откроется список поставщиков. Нажмите на название поставщика, которого необходимо оценить.

2.1.2. Откроется карточка поставщика. Перейдите на вкладку Оценка эффективности.

2.1.3. Откроется список всех анкет для оценки выбранного поставщика.

2.2. Нажав на ссылку Анкеты в блоке Оценка эффективности:



2.2.1. Откроется страница Оценка эффективности с активной вкладкой Анкеты.

На странице отобразится список анкет для оценки:

По умолчанию будет активна вкладка В работе.

3. При необходимости воспользуйтесь фильтрами для поиска нужной анкеты.



Возможен поиск по:

• номеру или описанию анкеты
• поставщику
• исполнителю
• статусу анкеты

Для расширенного поиска нажмите кнопку Все фильтры:



Справа отобразится расширенное меню фильтров. Помимо фильтров Поставщик, Исполнитель и Статус, отображаемых на странице со списком анкет, в боковом меню доступны также фильтры по:

• диапазону дат создания анкеты;
• Предмету оценки;
• Матрице (оценки эффективности)

Выбрав необходимые значения полей, нажмите кнопку Применить. В списке анкет отобразятся анкеты, удовлетворяющие заданным фильтрам.

4. Нажмите на ссылку с номером анкеты, которую необходимо заполнить:



5. Откроется анкета оценки:

Примечание: при наведении курсора на значок информации отобразится подсказка с указанием полного ФИО и должности соответствующего сотрудника:

6. Заполните созданную Инициатором анкету.

7. При необходимости добавьте маршрут для согласования, нажав на одноименную кнопку:



7.1. В отобразившейся форме выберите из выпадающего списка маршрут для согласования и, при необходимости, оставьте комментарий.

7.2. Нажмите кнопку Добавить.

7.3. При наличии маршрута согласования его можно Редактировать или Удалить.

7.4. Для редактирования маршрута согласования нажмите на значок карандаша .

Внесите необходимые изменения:

• из выпадающего списка выберите маршрут для согласования;
• добавьте комментарий;
• из выпадающего списка выберите согласующего;
• чтобы добавить согласующего нажмите одноименную кнопку;
• чтобы удалить согласующего нажмите на значок корзины напротив его имени;

Нажмите кнопку Сохранить.

7.5. Чтобы удалить маршрут согласования нажмите на значок корзины и подтвердите действие.

Если маршрут согласования не выбран:

8. Нажмите кнопку Утвердить.

9. Анкета получит статус Утверждена и будет отображаться на вкладке Утвержденные.

Если выбран маршрут для согласования:

8. Нажмите кнопку Отправить на согласование и подтвердите действие.

9.Анкета будет отправлена на согласование и согласующие получат уведомления в раздел Личные cообщения Личного кабинета.

Анкета получит статус Ожидает согласования.

При наличии замечаний Согласующий может вернуть анкету на доработку (в этом случае анкета получит статус Замечания). Внесите исправления в анкете согласно комментарию Согласующего, который отображается в блоке История изменений:

Нажмите кнопку Отправить на согласование.

Анкета снова будет отправлена на согласование и согласующие получат уведомления в раздел Личные Сообщения Личного кабинета.

После согласования анкета получит статус Согласовано с замечаниями.

Внимание! Все действия будут отражены в Истории изменений в правой части анкеты и в блоке Все события в карточке поставщика. Для удобства отображается также должность сотрудника:

Редактирование анкеты

Чтобы редактировать анкету для оценки поставщика, выполните следующие действия:

1. Авторизовавшись в Личном кабинете, перейдите на главную страницу сервиса Управление поставщиками (Личный кабинет – вкладка Основные разделы – блок Сервисы для организатора - ссылка Управление поставщиками).

2. Нажмите на ссылку со списком участников.



3. Откроется список поставщиков. Нажмите на название поставщика, чью анкету необходимо отредактировать.

4. Откроется карточка поставщика. Перейдите на вкладку Оценка эффективности.



5. Откроется список всех анкет для оценки выбранного поставщика.
Нажмите на номер анкеты, которую необходимо редактировать.



6. Откроется карточка анкеты. Нажмите на значок карандаша .



7. Отредактируйте поля анкеты и нажмите кнопку Сохранить.



Анкета будет сохранена и останется в статусе Ожидает оценки.

Согласование анкеты

Чтобы согласовать анкету для оценки поставщика, выполните следующие действия:

1. Авторизовавшись в Личном кабинете, перейдите на главную страницу сервиса Управление поставщиками (Личный кабинет – вкладка Основные разделы – блок Сервисы для организатора - ссылка Управление поставщиками).

1.1. Также можно перейти к согласованию через уведомление в Личном кабинете.
Нажмите на изображение сообщения в верхнем правом углу или перейдите в разделе Личный профиль по ссылке Список пришедших сообщений.

1.2. Перейдите к согласованию по ссылке из сообщения.

2.На главной странице раздела Управление поставщиками нажмите на ссылку с количеством участников.



3. Откроется список поставщиков. Нажмите на название поставщика, анкету которого необходимо согласовать.

4. Откроется карточка поставщика. Перейдите на вкладку Оценка эффективности.

5. Нажмите на номер анкеты в статусе Ожидает согласования.



6. Откроется новая вкладка с анкетой.

7. Если данные в анкете верны, нажмите кнопку Согласовать. Подтвердите действие, при необходимости указав комментарий.

Анкета получит статус Утверждена и будет отображаться на вкладке Утвержденные.

8. При наличии замечаний нажмите кнопку Добавить замечание, и укажите комментарий для Исполнителя.

Анкета получит статус Замечания и будет отправлена в работу Исполнителю. Исполнитель получит уведомление в личные сообщения.

Формирование и отображение рейтинга поставщика

В рамках конкретной утвержденной анкеты оценки автоматически рассчитывается средний балл по группам параметров (при условии, что в матрице оценки выбрана соответствующая настройка – Средний балл по группам).



В соответствии с полученным баллом в рамках анкеты поставщику присваивается класс с учетом следующей градации:

Рейтинг поставщика рассчитывается как среднее арифметическое на основании полученных классов по всем утвержденным анкетам.

Визуально рейтинг отображается в виде бейджа и подсказки в карточке компании и на всех страницах с наименованием поставщика.

Применяется следующая классификация бейджей рейтинга эффективности поставщика:

Работа с примечаниями

В Системе предусмотрена возможность вести переписку (оставлять комментарии, документы, пояснения) в рамках одной анкеты оценки посредством примечаний.

Внимание! Данная функциональность не доступна по умолчанию. Для корректной настройки обратитесь к оператору Системы.

Чтобы оставить примечание, выполните следующие действия:

1. Авторизовавшись в Личном кабинете, перейдите на главную страницу сервиса Управление поставщиками (Личный кабинет – вкладка Основные разделы – блок Сервисы для организатора - ссылка Управление поставщиками).

2. Откроется главная страница раздела Управление поставщиками. Далее необходимо перейти в нужную анкету.
Сделать это можно двумя способами:

2.1. Нажав на ссылку со списком участников на главной странице сервиса Управление поставщиками:

2.1.1. Откроется список поставщиков. Нажмите на название поставщика, которого необходимо оценить.

2.1.2. Откроется карточка поставщика. Перейдите на вкладку Оценка эффективности.

2.1.3. Откроется список всех анкет для оценки выбранного поставщика. Нажмите на ссылку с номером анкеты, в которой необходимо оставить примечание.

2.2. Нажав на ссылку Анкеты в блоке Оценка эффективности:

2.2.1. Откроется страница Оценка эффективности с активной вкладкой Анкеты. На странице отобразится список анкет для оценки.

2.2.2. Нажмите на ссылку с номером анкеты, в которой необходимо оставить примечание.

3. В открывшейся анкете оценки эффективности нажмите на кнопку Примечания.



4. Откроется раздел Примечания. Нажмите кнопку +Добавить примечание:

5. Введите текст примечания.

6. При необходимости загрузите файл к примечанию.

7. Нажмите кнопку Опубликовать.

8. Чтобы удалить примечание нажмите на значок корзины .

9. Чтобы редактировать примечание нажмите на значок карандаша .

Отчет по эффективности поставщика

Чтобы скачать отчет по оценке эффективности определённого поставщика по всем анкетам, выполните следующие действия:

1. Авторизовавшись в Личном кабинете, перейдите на главную страницу сервиса Управление поставщиками (Личный кабинет – вкладка Основные разделы – блок Сервисы для организатора - ссылка Управление поставщиками).

2. Откроется главная страница раздела Управление поставщиками. Нажмите на ссылку со списком участников.



3. Откроется список поставщиков. Нажмите на название поставщика, отчет по которому необходимо скачать.

4. Откроется карточка поставщика. Перейдите на вкладку Оценка эффективности.

5. Перейдите на вкладку второго уровня Утвержденные.

6. Для создания наиболее информативного отчета нажмите на кнопку Фильтры.

7. Откроются фильтры. Укажите необходимые для отчета поля:

• Начните вводить Предмет оценки и выберите его из выпадающего списка;
• Из выпадающего списка выберите Матрицы;
• Из выпадающего списка выберите Поставщика;
• Из выпадающего списка выберите Исполнителя;
• Из выпадающего списка выберите Рейтинг поставщика.

8. Нажмите кнопку Применить фильтры.

8.1. Для отмены нажмите кнопку Сбросить.

9. Внизу списка анкет нажмите кнопку Скачать отчет в Excel.



Начнется формирование отчета. Как только отчет будет готов, придет оповещение на почту и в Личные сообщения.