Инструкция по работе в КИМ для заказчиков и закупщиков

Описание сервиса

Введение

Ваша организация переходит на новый формат закупок в индивидуальном корпоративном интернет магазине в системе В2В-center, также как в обычном интернет-магазине, без проведения закупочной процедуры и согласования бюджета по каждой покупке. Каталог подходит для закупок небольшого объема товаров по потребности. Процесс выбора, оплаты и доставки товара как правило занимает от одного дня до недели. Эта инструкция поможет настроить и организовать работу, а также поможет научиться работать в новой для вас системе. Для осуществления действий, описанных в инструкции, необходимо пройти авторизацию с помощью логина и пароля. Процедура регистрации на ЭТП изложена в инструкции Регистрация в Системе.

Цели внедрения КИМ в организации:

• своевременное обеспечение потребностей заявителей в области товаров;
• повышение эффективности процесса закупок;
• сокращение транзакций заказчика, закупщика и функции сопровождения заказов;
• повышение прозрачности закупочных процедур.

Определение КИМ

Корпоративный интернет-магазин (далее – КИМ) — это информационная система (портал) для быстрого поиска, сравнения и заказа товаров по электронным каталогам (прайс-листам) у аккредитованных закупщиком поставщиков.

Система работает по следующему принципу:
Проверенные поставщики загружают свои товары в систему, формируя таким образом общий каталог товаров. Карточка товара в каталоге содержит информацию о цене и характеристиках товара, его изображения, количество остатков товаров на складе. Цена на товары включает в себя персональную скидку для компании заказчика и является не публичной и скрытой от других пользователей системы.
Заказчик видит товары всех поставщиков в одном интерфейсе с разбивкой согласно единому рубрикатору категорий товаров и может искать необходимые товары через поисковую строку по любому известному признаку.
Заказчик формирует потребность, находит в каталоге нужные товары, сравнивает их и добавляет выбранные товары в корзину, указав необходимое количество товара, удобную дату и адрес поставки. Оформляется заказ.
Поставщик, в свою очередь, получает уведомление о новом заказе, подтверждает наличие товара и сроки поставки, а затем осуществляет отгрузку.
Поставщик может предложить аналоги товаров. Если поставщик, со своей стороны, вносил изменения в заказ, заказчик увидит их и может согласовать изменения в комментариях к заказу или отменить заказ. После поставки согласованного заказа заказчик в системе совершает фактическую приемку ТМЦ. Все этапы обработки заказа происходят внутри Системы и могут отслеживаться.

Выделенный домен

Каталог содержит товары с индивидуальными условиями и ценами для вашей организации от допущенных поставщиков, поэтому другие пользователи системы не смогут увидеть ваш каталог. Для вашей организации выделен отдельный домен: https://______.b2b-center.ru/catalog/, где часть ссылки – это название или сокращение вашей компании. В качестве дополнительной услуги в вашем КИМ возможно настроить брендирование и доступ к тестовой среде.

Процесс работы в интернет-магазине

С помощью КИМ сотрудник организации может осуществлять закупки так же, как в обычном интернет-магазине, без проведения закупочной процедуры, запроса коммерческих предложений и согласования бюджета по каждой покупке. Процесс выбора, оплаты и доставки товара занимает от одного дня до недели.

Силами допущенных поставщиков в систему будут загружены товары с учётом предоставляемого уровня скидки. Карточка товара поставщика будет содержать в себе цену, характеристики, изображения, количество остатков товаров на складе. Пользователь будет видеть товары всех поставщиков с разбивкой на единый рубрикатор категорий товаров и сможет искать необходимые товары через поисковую строку по любому известному признаку. Контактные данные пользователей и адреса подразделений организации будут добавлены главными пользователями заказчика.

Для того чтобы оформить заказ, пользователь добавляет товары в корзину, указывает необходимое количество и удобную дату доставки. Поставщик получает уведомление о потребности в новом заказе, согласовывает сумму заказа, товары и количество товаров из заказа и дату поставку внутри корпоративного интернет-магазина. У поставщика есть возможность разбить поставку товаров на несколько дат поставки и предложить аналоги товаров. Если в заказе были изменения, внесенные поставщиком, заказчик видит изменения в заказе и может согласовать или отменить заказ. После поставки согласованного заказа, заказчик в системе совершает фактическую приемку товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Настройка модулей

КИМ может содержать в себе разные модули, этапы, индивидуализированные условия для заказов и другие параметры так как настраиваться с учетом потребностей организации-заказчика и подключается в соответствии с уникальными требованиями организаций в рамках оплаченного тарифа. Уточнить дополнительную информацию вы можете у закреплённого за вашей компанией клиентского менеджера. Узнать его контактные данные вы можете в разделе «Контакты».

Коммуникация с менеджерами системы

По вопросам настройки и работы в системе каждый пользователь организации может самостоятельно создать обращение разделе «Служба поддержки пользователей». Для этого пользователю необходимо нажать кнопку «Помощь», выбрать тему «КИМ и B2B маркет» и зарегистрировать обращение.

Чтобы отслеживать статус обращения, сохраните ссылку на обращение или номер обращения. По номеру обращения вы можете увидеть статус задачи в разделе «Служба поддержки пользователей».

Термины и определения

Чеклист заказчика для запуска работы в КИМ

Для удобства заказчиков мы подготовили чеклист. Выполняйте пункты из списка, чтобы оперативно подключиться к работе с поставщиками в новой системе.

1. Зарегистрироваться на площадке B2B-Center.
2. Отправить информационное письмо сотрудникам о внедрении КИМ.
3. Добавить пользователей на площадке B2B-center.
4. Настроить иерархию адресов организации.
5. Настроить матрицу согласований.
6. Настроить дополнительные модули, если они есть.
7. Провести обучение сотрудников.
8. Провести встречу с поставщиками и обговорить условия взаимодействия.
9. Подписать договор с отсрочкой платежа и другими условиями.
10. Отправить письмо поставщиками со ссылкой на КИМ и доп. информацией.
11. Аккредитовать поставщиков в КИМ.
12. Договориться с поставщиком, когда будет создан первый заказ.
13. Через 2 недели провести встречу с поставщиками и обсудить предварительные итоги и вопросы.

Инструкции по каждому действию и функциональности смотрите в следующих разделах.

Подготовительная работа вне системы

Подготовка типовых документов

Перед тем как начать работать в КИМ рекомендуем подготовить и собрать типовые документы, которые могут быть полезны во время старта работы в КИМ:

1. Перечень всех юридических лиц организации, которые будут оформлять заказы в КИМ шаблон:

2. Перечень сотрудников, которые будут оформлять заказы, с уточнением подразделения и адресов поставки, шаблон:

3. Перечень сотрудников ответственных за функционирование КИМ, помимо тех, кто будет оформлять заказы, с распределением ролей внутри организации, шаблон:

4. Перечень действующих поставщиков с разбивкой на категории товаров, шаблон:

5. Перечень требований к поставщикам для допуска работы в КИМ: перечень учредительных документов, наличие рамочного договора с отсрочкой платежа, минимальная сумма доставки, регионы и сроки доставки и пр.

6. Шаблон рамочного договора поставки.

7. Утвержденный бюджет на год с разделением на подразделения организации.

8. Проект внутреннего регламента закупок товаров в КИМ.

Информирование и обучение сотрудников

Внедрения нового решения для закупок может внедряться поэтапно: подключение заявителей по территориям поставки, юридическим лицам или по категориям закупаемых товаров. Чтобы упросить организационную работу Вам необходимо подготовить пакет документов, которые необходимо выслать сотрудникам-заявителям. Предлагаем следующий перечень документов:

• Шаблон письма для заявителей КИМ
• Инструкция и правила работы в КИМ для заявителя заказчика
• Инструкция по управлению уведомлениями от площадки b2b-center.ru.

Перед стартом работы необходимо провести встречу для обучения сотрудников, а также дать контакты сотрудника, кто будет консультировать по возникающим вопросам у пользователей.

Предварительная работа с поставщиками

Для старта работы вам необходимо уведомить своих поставщиков о переводе закупок в корпоративный интернет-магазин и пригласить их работать в системе в качестве поставщика. Для этого необходимо отправить пригласительные письма:

Пример письма заказчика в адрес поставщика с приглашением работать в КИМ

Вам необходимо провести общие или индивидуальные встречи с поставщиками, во время которых необходимо:

• сообщить поставщикам категории ассортимента, которые планируется закупать через КИМ;
• обсудить условия работы, сроки, условия и регионы доставки;
• проверить наличие договора или запланировать подписание рамочного договора поставки с отсрочкой платежа;

  Примечание: в рамочном договоре следует зафиксировать положения, касающиеся взаимодействия в рамках КИМ, в частности, о том, что заказы в КИМ будут иметь силу спецификаций или счетов-оферт и т.п. Например: "Настоящим Стороны подтверждают, что номенклатура, стоимость Товара, наличие (размер) скидки, срок поставки Товара, а также иные условия определяются при формировании Покупателем заказа (далее – «Заказ») через каталоги опубликованные на портале https://__________.b2b-center.ru»

• передать ссылки на КИМ и инструкцию для поставщика.

Вы можете запросить у менеджера-куратора перечень уже работающих поставщиков в КИМ других заказчиков.

Регистрация организации и создание пользователей

Регистрация организации Регистрация в системе является единой, поэтому для работы в КИМ организация заказчика должна быть зарегистрированным пользователем системы https://www.b2b-center.ru/. Если ранее ваша организация работала на площадке, дополнительная регистрация для работы в КИМ не потребуется. Если ранее ваша организация не работала на площадке, пройдите регистрацию. Процедура регистрации на ЭТП изложена в инструкции Регистрация в Системе. По завершению регистрации вашей компании присваивается id, который служит вашим идентификатором в системе, он всегда отображается верхней части любой страницы.

Если в КИМ будут работать представители разных юридических лиц, id в системе каждой организации должно быть добавлены в качестве компаний заказчиков в КИМ. Связь между юридическими лицами внутри группы компаний и холдинга, можно отразить в разделе «Иерархия организаций» - раздел представлен в виде перечня главных и подшефных организаций. Для настройки иерархии компаний и добавления новых компаний заказчиков в КИМ, создайте обращение к клиентскому менеджеру со списком реквизитов организаций (желательно указывать том числе id организаций в системе).

Карточка организации

Данные, указанные в разделе «О компании», отображаются всем пользователям системы. С инструкцией по настройке визитки вашей организации вы можете ознакомиться в разделе «Визитка компании».

Создание пользователей организации и управление их правами

В системе применяются ограничения для исключения создания нескольких учётных записей для одной организации, поэтому сотрудники компании не смогут самостоятельно зарегистрироваться в системе как пользователи компании. Создавать пользователей компании может пользователь с правами главного пользователя компании. Фактически первый зарегистрированный пользователь является главным пользователем с подключенным базовым набором прав и может обеспечить аналогичные права дополнительным пользователям. Для остальных пользователей раздел «Пользователи организации» будет недоступен.

Существует два способа для добавления пользователей в системы:

• Добавление одного пользователя изложено в инструкции Добавление профиля дополнительного пользователя. При добавлении или редактировании пользователя, который будет создавать заказы в КИМ, проставлять отметку напротив прав в блоках «Права пользователя» не обязательно, все квадраты можно оставить пустыми.

• Массовое добавление дополнительных пользователей. Функция доступна не для всех компаний, поэтому при отсутствии кнопки «Добавить несколько пользователей» вы можете обратиться к клиентскому менеджеру.

Для контроля и управления настройкой пользователей воспользуйтесь разделом «Матрица прав пользователей».

Бизнес-роли пользователей системы

В системе есть возможность настраивать пользователям ограниченный или расширенный набор прав и полномочий. Пользователям предоставляется полномочия в системе в зависимости от роли и функциональных обязанностей в организации. Для настройки ролей пользователей организации главному пользователю системы необходимо создать обращение через кнопку «Помощь», прописать эл. почты пользователей, а также пописать какую роль и права необходимо присвоить тому или иному пользователю. Перечень возможных ролей в системе:

Структура подразделений организации. Иерархия адресов

В Системе предусмотрена возможность отразить структуру организации и адреса входящих в нее подразделений: можно добавлять множество уровней иерархии подразделений (например, центральный офис, региональное отделение и т.д.), свои названия элементов иерархии (например, "бухгалтерия", "склад №2" и т.д.), а также адреса местонахождения подразделений каждого уровня. Данная функциональность позволяет учитывать местонахождение того или иного подразделения компании-заказчика при поставке товара.

Настройки производятся в Личном кабинете в разделе «Иерархия адресов»:



Иерархия может состоять из адресов первого уровня и дочерних адресов.

По умолчанию отображаются названия адресов первого уровня:



Если адреса еще не добавлены, отображается пустой блок:



Чтобы добавить адрес организации первого уровня нажмите кнопку Добавить. Откроется форма Добавление адреса:



Введите название адреса во всплывающем окне и нажмите Добавить. После сохранения адрес будет добавлен в иерархию.
Чтобы удалить адрес из иерархии адресов, наведите курсор на строку с адресом и нажмите на значок корзины:



Чтобы добавить дочерний адрес, наведите курсор на строку соответствующего элемента иерархии и нажмите на значок плюса:



Отобразится форма добавления адреса. Введите название адреса и нажмите кнопку Добавить.

При нажатии на стрелки рядом с названием адреса раскрываются дочерние адреса следующих уровней:



Чтобы добавить (и, впоследствии, просматривать) информацию об адресе, нажмите на строку с адресом любого уровня - в правой части страницы отобразится блок с вкладками Настройки и Пользователи. По умолчанию активна вкладка Настройки.



Вкладка Настройки содержит информацию об адресе и включает поля:

• Название (в данном поле отображается название подразделения)


Примечание: при необходимости можно скопировать адрес родительского уровня, воспользовавшись кнопкой Скопировать адрес родителя:







• Город (в данном поле указывается населенный пункт, в котором находится конкретное подразделение организации-закупщика)
• Адрес (желательно указать точный адрес местонахождения подразделения, чтобы у поставщика было четкое понимание, куда необходимо поставить товар. Начните вводить адрес и выберите его из всплывающих подсказок снизу)
• Код ОКТМО ("ОКТМО" расшифровывается как "общероссийский классификатор территорий муниципальных образований". Это - цифровой код, который показывает, на какой территории зарегистрирована организация. В Системе этот код будет использоваться для сопоставления региона работы поставщиков с адресами закупщиков).
  
  В Системе используются 3 уровня регионов:

  • федеральные округа
  • субъекты
  • муниципальные образования

  Для федеральных округов кодом региона будет являться аббревиатура (например, ЦФО, СЗФО и.т.п.), для субъектов и муниципальных образований кодом региона будет являться код ОКТМО из 8 цифр (например, Алтайский край 01000000, Чернянский муниципальный район 14654000)

  Примечание: код ОКТМО может состоять и из 11 цифр (т.е. регион может быть указан более детально, чем в справочнике с регионами по версии B2B-Center).
  .
• Координаты (Система позволяет указать точные GPS-координаты адреса, по которому поставщику необходимо поставить товар)
• Комментарий к адресу (в данном поле можно указать информацию, которая поможет поставщику избежать затруднений в момент поставки товара - а именно, как найти указанную локацию (например, "въезд со двора", "въезд через ул. Южную" и т.п.), график работы склада, телефон кладовщика, особенности пропускного режима/ правила въезда на территорию и т.д. Введенная в данное поле информация будет отображаться поставщику в заказе)


Внимание! Так как поставщики могут загружать цены и наличие товаров с привязкой к региону, важно указать код ОКТМО для всех подразделений организации (даже если организация работает в одном регионе), в противном случае закупщик не сможет видеть в каталоге товары с ценами и остатками, актуальными для своего региона поставки!


Указать код ОКТМО можно следующими способами:
1. Вручную, воспользовавшись одноименной кнопкой:



В отобразившемся окне выберите регион закупки (при нажатии на выбранный регион последовательно раскрывается список входящих в него регионов всех трех уровней - необходимо выбрать самый нижний уровень):


2. Заполнить/ отредактировать поле «Адрес», начиная с указания города (в этом случае поля «Код ОКТМО» и «Координаты» заполнятся автоматически, и при необходимости их можно будет отредактировать).



Если поля «Координаты» и «Комментарий к адресу» заполнены, они будут отображаться в заказе:



После того, как для подразделения указана информация об адресе, необходимо привязать к адресу сотрудников. Сделать это можно, воспользовавшись вкладкой Пользователи, расположенной справа от вкладки Настройки:



Чтобы добавить пользователя нажмите кнопку «Добавить»:




Примечание: кнопка для добавления пользователя вручную активна, только если не выбран ни один пользователь в списке пользователей в адресе.


В открывшейся форме будут отображаться ФИО сотрудников организации, которые ранее были добавлены в качестве пользователей системы. Чтобы привязать сотрудника к выбранному адресу, нажмите на значок плюса напротив соответствующего сотрудника:



Если необходимо удалить пользователя из адреса, необходимо выбрать строку пользователя и нажать кнопку Удалить:





Примечание: кнопка для удаления пользователя(ей) из адреса активна только если выбран хотя бы один пользователь.


Система также предусматривает возможность массового добавления пользователей к адресу. Для этого необходимо нажать кнопку Загрузить из файла:



Во всплывающем окне вы можете скачать файл шаблона. Заполните шаблон, загрузите файл и нажмите кнопку Добавить:





Примечание: кнопка для массовой привязки пользователей из файла активна, только если не выбран ни один пользователь в списке пользователей в адресе.




Внимание! Если в файле указан некорректный e-mail или активный пользователь с таким e-mail не найден, отображается текст ошибки и номера ячеек: "Загрузка невозможна. Не найдены пользователи с e-mail в ячейках: А3, А15". При этом остальные пользователи с корректными e-mail к адресу также НЕ привязываются, т.е. привязка пользователей происходит только если в файле корректны все e-mail.





Доступ поставщиков к КИМ

В личном кабинете для пользователя с правами «Администратор КИМ» создан раздел Доступ поставщиков к КИМ, в котором заказчик может обрабатывать входящие заявки от поставщиков, а также добавлять в КИМ проверенных поставщиков вручную, если у заказчика есть корректный номер id компании-поставщика.



При необходимости Заказчик вправе в любой момент отозвать аккредитацию поставщика в Системе. В момент отзыва аккредитации поставщика пользователи заказчика перестанут видеть товары поставщика, даже если они загружены в каталог. Претензионная работа между поставщиками и заказчиками ведется вне Системы.

Модуль «Мои согласования»

Модуль «Мои согласования» предназначен для автоматизации согласования документов внутри компании. Чтобы настроить уровни согласований, воспользуйтесь инструкцией, которую вы можете получить у клиентского менеджера.

Дополнительные возможности в КИМ

Дополнительную информацию о модулях «Справочник позиций заказчика» и «Бюджеты и лимиты» и других Вы можете узнать у клиентского менеджера.